Gestionnaire de scolarité F/H
Université de Bretagne Occidentale
Début de mission le 1 septembre 2025
L’Université de Bretagne Occidentale est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), riche de sa diversité en termes de domaines de formations et de champs de recherche.
Elle œuvre pour la production du savoir, sa transmission et sa valorisation. Engagée au cœur de la cité, elle contribue à la formation de citoyens et de citoyennes libres et responsables, dans le respect des valeurs humanistes : la responsabilité, le respect, l’intégrité, l’inclusion et la solidarité.
Forte des 23 000 étudiants, 1 300 enseignants-chercheurs et chercheurs et 900 personnels administratifs et techniques qui la font vivre au quotidien, l’UBO réussit le pari d’être une université de proximité, tout en rayonnant au niveau national et international. Elle figure en bonne place de deux classements internationaux qui font référence pour les universités dans le monde : le classement thématique de Shanghai, où elle est classée dans 8 disciplines et se démarque particulièrement en océanographie avec la 5e place mondiale, et le Times Higher Education (THE), où elle se positionne dans la première moitié du classement dans 8 catégories, parmi les 1900 universités classées.
L’UBO concentre une large partie de son activité sur le site brestois, mais elle est aussi présente au nord (Morlaix) comme au sud (Quimper) du Finistère et s’étend à l’ensemble de la Bretagne avec les sites de l’Institut National Supérieur du Professorat et de l’Éducation à Rennes, Vannes et St Brieuc.
L’UBO fait également partie de l'Université européenne SEA-EU qui rassemble neuf universités partenaires : l’Université de Cadiz (Espagne), l’Université de Kiel (Allemagne), l’Université de Gdansk (Pologne), l’Université de Split (Croatie), l’Université de Malte, l’Université de Bodo (Norvège), l’Université de Faro (Portugal) et l’Université de Naples (Italie). Cette alliance vise à renforcer la mobilité des étudiants et des personnels des universités et à améliorer la qualité, l'inclusivité et la compétitivité de l'enseignement supérieur européen.
L’UBO recherche des femmes et des hommes de talent pour assurer sa mission de service public et contribuer à son rayonnement.
LE SERVICE ET L’ÉQUIPE
Dans le cadre de son activité de formation, l’Université de Bretagne Occidentale (UBO) est constituée de différentes Composantes qui regroupent 7 facultés (ou Unités de Formation et de Recherche), 6 Instituts, 2 écoles et 11 écoles doctorales.
L’ensemble de ces Composantes de l’UBO disposent de services administratifs dans lesquels œuvrent au quotidien des équipes soudées de personnels administratifs qui interviennent dans un vaste champ d’activités au service des enseignants et de l’épanouissement des étudiants.
Dans le cadre de sa rentrée universitaire 2025-2026, l’UBO recrute des gestionnaires de scolarité, des gestionnaires administratifs, financiers ou des ressources humaines pour rejoindre les services administratifs de ses facultés, laboratoires de recherche ou services support.
Pour découvrir en image le métier de Gestionnaire de Scolarité : https://youtu.be/v3U5VDFDy_I
LE POSTE ET LES MISSIONS
Votre mission principale ?
Vous serez en charge de la gestion administrative et/ou financière ainsi que des opérations de gestion courante dans les domaines suivants : scolarité, secrétariat, gestion financière et comptable, gestion administrative, gestion des ressources humaines.
Vos activités ? Selon le domaine du poste
- Vous accueillez et informez un public varié (étudiants, enseignants, personnels, interlocuteurs externes) : accueil physique, téléphonique et électronique.
- Vous réalisez des tâches de secrétariat courant : rédaction de documents divers (courriers, mails, compte-rendu de réunions, ordres du jour, rapports...), mise en forme et maquettage, classement et archivage des dossiers.
- Vous effectuez les inscriptions administratives et/ou les inscriptions pédagogiques des étudiants.
- Vous gérez les tâches relatives au suivi pédagogique des étudiants ainsi qu’aux aspects logistiques des cours, examens et jurys.
- Vous planifiez et organisez les réunions, rendez-vous et déplacements des divers encadrants de la structure
- Vous renseignez des tableaux de suivi des activités d’un service ou d’une direction et mettez à jour des bases de données dédiées à un domaine de gestion.
- Vous participez à l’instruction de dossiers relatifs à l’activité des Directeurs/ Chefs de service F/H à travers la prise en charge des aspects administratifs et logistiques.
- Vous assurez la circulation de l’information entre Directeurs / Chefs de service F/H, équipes de la structure, autres services et partenaires extérieurs.
-Vous préparez les demandes d’achat du service et assurer la réception des commandes.
- Vous participez au suivi financier du budget de la structure et/ou de projets.
VOTRE PROFIL
Titulaire d’un niveau diplôme homologué niveau 3 (CAP, BEP), vous maitrisez les outils de bureautique (Word et Exel) et disposez de réelles aptitudes à la prise en main et l’utilisation de logiciels.
Vous avez idéalement une connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur (et des dispositifs de formation) et êtes reconnu(e) pour votre capacité à intégrer rapidement des procédures.
Vous devrez faire preuve d’écoute, de réactivité et d’adaptation face aux sollicitations d’un public varié.
Vous appréciez être polyvalent(e) et multitâches.
Rigoureux(se), organisé(e), vous savez gérer vos priorités et les documents dans des fichiers partagés.
Vous avez de réelles capacités rédactionnelles et êtes à l’aise avec des données chiffrées.
Doté(e) d’un excellent relationnel, vous avez le sens de l’accueil et aimez travaillez en équipe.
POURQUOI NOUS REJOINDRE ?
• Intégrez une université innovante, internationale, qui dispense une recherche pluridisciplinaire de pointe.
• Partagez les valeurs fortes du service public : continuité, engagement, intégrité, loyauté, neutralité et respect.
• Rejoignez un établissement handi-accueillant, attaché à la mixité, à la diversité et engagé dans la promotion de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.
• Passez à l’Ouest et bénéficiez d’un cadre de vie exceptionnel : pour en savoir plus sur Brest, classée 9e ville de France où il fait bon vivre, rendez-vous sur Brest, l’esprit libre.
Nos atouts :
• Formation, accompagnement dans votre parcours professionnel, préparation aux concours de la fonction publique
• Signataire de la charte de la parentalité
• Possibilité de travailler en 4,5 jours
• Possibilité de télétravailler à compter de 3 mois d’ancienneté (selon conditions)
• 40,5 à 45 jours de congés annuels pour un 100% en fonction du cycle de travail
• Accès au restaurant universitaire
• Prestations interministérielles d’action sociale : chèque CESU garde d’enfants, chèques vacances, aide au transport, aide pour la mutuelle santé
• Vie sociale : orchestre universitaire renommé, bricothèque, jardin partagé, ateliers de conversation, couture, théâtre, cercle des lecteurs
• Loisirs et Culture : + 50 activités sportives au choix, expositions UBO, carte Cezam…
Pour mieux nous connaître :
Découvrez notre vidéo de présentation de l’UBO : https://www.youtube.com/watch?v=Lp7zykYx65c
Visitez notre site : https://www.univ-brest.fr/ et suivez notre page Linkedin : www.linkedin.com/school/ubo/mycompany/
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Type de recrutement : par voie contractuelle
Type de contrat : CDD
Quotité de travail : 100%
Durée de contrat : 12 mois (renouvelable)
Date de début de contrat : 01/09/2025
Date de fin de contrat : 31/08/2026
Adresse de travail : selon votre faculté/institut de rattachement
Catégorie : C
Rémunération brute mensuelle : 1839,64 €
Conditions particulières de l’exercice : Rythme de travail soutenu et discontinu, comportant des périodes très intenses (ex : rentrée universitaire, examens de fin de période...)
Procédure de recrutement : Sélection des candidatures sur dossier.
Toutes les candidatures seront étudiées avec intérêt.